제안서의 그 한 줄, 착수 회의에서 돌아왔다

PMO 실전 노트 · Note 12

제안서는 이기려고 썼다.
그 문장이 과업이 되어 돌아왔다.

제안서의 그 한 줄, 착수 회의에서 돌아왔다 · HFC Consulting

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수주의 기쁨은 짧다. 제안서는 이기기 위해 쓴 문서이고, 프로젝트는 그 문서를 이행하며 시작된다. 두 문서 사이의 거리만큼, 착수 회의는 길어진다.

장면

한 유통 기업의 시스템 구축 사업, 착수 회의였다. 발주 측 팀장이 제안서 사본을 꺼냈다. 한 페이지에 붉은 형광펜이 그어져 있었다. "여기, '전사 데이터 실시간 연계까지 확장 가능한 아키텍처'라고 쓰셨습니다. 이번 구축 범위에 포함되는 것으로 이해하면 됩니까?"

수행 PM은 계약서의 과업내용서를 알고 있었다. 그 문장은 거기에 없다. 문장의 출생도 짐작이 갔다. 경쟁이 치열했고, 평가위원 앞에서 확장성을 보여줄 한 줄이 필요했을 것이다. 문제는 크기였다. 그 한 줄을 문자 그대로 이행하려면 연계 인터페이스 수십 본이 추가된다. 견적에는 한 푼도 반영되어 있지 않았다.

제안서를 쓴 수주 조직은 이미 다른 입찰로 떠났고, 그 문장의 무게는 고스란히 수행 조직의 책상에 남았다. 발주 측은 제안서도 계약의 일부라는 입장이었다. 흔한 장면이고, 흔해서 더 위험한 장면이다.

그때의 선택

갈림길은 둘이었다. 하나는 그 자리에서 자르는 길. "계약 문서가 우선입니다." 법리로는 다툴 만하다. 그러나 첫 회의에서 신뢰를 잃고, 남은 전 기간을 문구 다툼으로 보내게 된다. 다른 하나는 결론을 유보하고 절차로 끌고 가는 길이었다.

PM은 후자를 택했다. 그 자리에서는 이렇게만 답했다. "중요한 지적이므로 착수 단계에서 항목별로 확정하겠습니다." 이후 과업범위 확정 협의를 주간 정례의 공식 안건으로 올리고, 발주 실무자와 수행 아키텍트가 마주 앉아 문제의 문구를 기능 단위로 분해했다. 그리고 항목마다 세 갈래 중 하나로 합의했다. 본 사업 범위로 편입해 요구사항 정의서에 명문화할 것, 유상 변경 절차의 대상으로 넘길 것, 차기 과제로 제안서에 담아 돌려드릴 것. 기준은 하나였다. 감정이 아니라 문서로 가른다. RFP에 명시된 요구인가, 계약 금액에 반영된 항목인가, 제안서에만 존재하는 문장인가. 3주가 걸렸다. 그러나 요구사항 정의서에 양측이 서명한 뒤, 그 형광펜 페이지는 다시 회의실에 나타나지 않았다.

복기

지금 다시 보면, 착수 회의의 3주는 제안 단계에서 진 빚의 정산이었다. 제안서의 형용사는 수주 확률을 올리는 만큼 수행 리스크를 올린다. 연재 8기 5화 "제안서: 차별화는 형용사가 아니라 증거다"에서 정리한 원칙이 지켜졌다면 형광펜이 그어질 문장 자체가 없었을 것이다. 그리고 정산을 착수 단계에서 끝내야 하는 이유는 연재 8기 최종화 "수주는 끝이 아니라 시작이다"가 다룬 그대로다. 미루면 이자가 붙는다. 설계 단계의 범위 분쟁은 착수 단계의 세 배로 비싸다.

실무 장치는 하나로 요약된다. 착수 첫 주에 제안서 전체를 수행 조직이 다시 읽는 것이다. 이행을 약속한 문장, 해석의 여지가 있는 문장, 계약 문서와 어긋나는 문장을 목록으로 만들어 과업범위 협의 안건에 미리 올린다. 발주자가 형광펜을 들기 전에 수행사가 먼저 들어야, 그 목록은 방어 자료가 아니라 신뢰의 증거가 된다.

원칙 한 줄

제안서의 모든 문장은 언젠가 과업범위로 돌아온다. 이기는 문장이 아니라, 이행할 수 있는 문장을 써라.

본 사례는 실제 경험을 바탕으로 재구성·익명화되었습니다. 특정 기관·기업·개인과 무관하며, 본 글은 일반적인 정보 제공을 목적으로 할 뿐 개별 사안에 대한 법률 자문이 아닙니다.

제안서와 계약서 사이의 간격, 누가 메우고 있습니까

HFC컨설팅은 착수 단계의 과업범위 확정, 요구사항 정의서 명문화, 변경관리 체계 수립을 지원합니다. 제안서와 계약서 사이에서 범위 분쟁의 조짐이 보인다면, 커지기 전에 상황을 들려주십시오.

changks@hfcconsulting.co.kr

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